メールを書くことに集中し過ぎると、受信側の環境やデータの情報量、メールの見やすさなどは、どうしても見落としがちになります。
ここでは、「メールが開けない」「文字化けする」「添付ファイルが開けない」といったよくあるトラブルから、就活メールを使う上でのちょっとした注意ポイントを紹介しています。
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文字化け等の送信マナー
半角カタカナやや記号などの機種依存文字は、パソコンの環境によって文字化けする恐れがあります。
相手の閲覧環境を考慮し、特殊な記号、日頃使わない難しい漢字などは極力使わないようにしましょう。顔文字は言わずもがなNGです。
★就活メールで使用タブー文字種
・半角カタカナ、顔文字
・丸付き英数字、ローマ数字、単位や記号などの機種依存文字
本文は簡潔に！
本文に関しては、できれば結論を先に書き、改めてその要約を数行で明記することで、伝えたい具体的な内容を暗示させます。
どういった内容でメールを送ってきたのかがわかるように明記するのがポイントです。簡潔に、見やすく書くことを心がけましょう。
★わかりやすい用件を書くポイント
・3～4行ごとに改行や空白行を入れる
・文章量が多い時は、ポイントを箇条書きで明記する
・文字量や意味の区切りで、適度に(30文字程度)改行を入れる
添付ファイルは要注意！
画像や書類など、何気にいくつも添付を重ねると、知らぬ間に大きいファイルサイズになっていることがあります。
容量が大きくなりすぎて送信・受信エラーとなり、送られた相手が受信できない場合があります。
重たいデータは圧縮ファイルなどにして、データ転送サービスなどに添付して送りましょう。
★主なデータ転送サービス
・無料大容量ファイル転送サービス「宅ふぁいる便」
・容量無制限の無料オンラインストレージ「firestorage」
返信はなるべく早く！
採用担当者は数多くの志望者に対し、日々、日程調整や面接などの業務に追われています。
レスポンスのスピードが、そのまま企業への熱意といっても過言ではないでしょう。
企業からメールを受信したら、その日中には返信できる体制を整えておきましょう。