就職活動で使うメールには、手紙と同様に基本となるパターンがあります。
相手によっては用件のみ伝えれば通じる場合もありますが、自己流のメール作法だけでは、就活シーンでは通用しません。
普段、LINEやFacebook等のSNSツールでのやりとりに慣れている人は、特に軽卒なメールを送りがちなので注意が必要です。メールに不慣れな人は、まずはその基本構成から学んでいきましょう。
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宛 先
アドレスのドット文字ひとつでも間違うと、相手に届かないばかりか、誤送先のサーバにも迷惑となります。送信先のアドレスは一字一句正確に入力するようにしましょう。
件 名
メールの件名には、本文内容の概要が分かるように適切な名前をつけましょう。受信する側がはじめに目に付く部分であると共に、多くのメールの中から検索したり、見つけやすくするためにも気をつけておきたいポイントです。
宛 名
就活メールでは、まずは宛名から入力します。志望先の会社名・部署名・担当者の名前(フルネーム)の順番です。名前は、省略しないのが正しい送り方です。相手が初対面の場合は、フルネームや役職記載の敬意表現で、身近になれば節度ある親近感を込めた○○様など、相手との関係性で上手に使い分けてください。
本 文
まず、「私は現在、就職活動をしております〜」「はじめてメールさせていただきます〜」などの簡単な挨拶と、自分の肩書きと名前を名乗ります。
次に、用件として、簡潔で読みやすい文章を心がけ、まわりくどい表現やあいまいな文章を避けましょう。文章が長くなる場合は、段落や改行を入れ、相手の気持ちになって、読み返しながら入力を進めてください。
また、相手にお願いする場合や用件を記載したあとには、必ず結びの言葉を終えるようにしましょう。
署 名
どの大学の誰が出したのかを明確にするために、メールの最後には自分の所属大学・名前・電話番号などの入った署名を必ず入れるようにしましょう。メールソフトに設定しておけば自動的に入るものもあるので、複数用意しておき相手によって使い分けてもいいでしょう。